Besseres Zeitmanagement - Aufgabendauer einschätzen - Monkeys.Digital Blog

Zielführendes Zeitmanagement – So schätzt Du die Länge Deiner Aufgaben besser ein

 

Im Projekt- und Zeitmanagement sollte man nicht nur möglichst alle Aufgaben auf dem Schirm haben, sondern von jeder Aufgabe auch wissen, wie lange sie ungefähr dauern wird. Wie oft warst Du dabei schon zu optimistisch, bis sich die Hektik und die Ablenkungen des Alltags Dir und Deiner Planung in den Weg gestellt haben?

Um Dir Deine Planungssicherheit zurückholen, gibt Dir dieser Beitrag ein paar einfache Daumenregeln auf die Frage: Wie lange wird meine nächste Aufgabe dauert?

Während meine Tipps universell formuliert sind, hilft mir seit einigen Monaten speziell die To-do-App James AI dabei, den perfekten Tagesplan automatisch zu erstellen. Mit dem Update auf Version 178 wurde es in James noch komfortabler, die Länge einer Aufgabe einzutragen. Du kannst jetzt bequem aus einer von vier vordefinierten Aufgabenlängen zum Einplanen wählen. Damit auch Du besser einschätzen kannst, wie viel Zeit Du für Aufgaben einplanen solltest, sehen wir uns diese vier Zeiträume für Erledigungen nun genauer an.

Ansicht Aufgabendauer festlegen in James AI für besseres Zeitmanagement

Bei James AI kannst Du mit einem Klick die Aufgabenlänge kurz, mittel, lang oder sehr lang auswählen.

Kurze Aufgaben fliegen unter dem Radar

 

David Allen, der Autor der legendären Getting-Things-Done-Methode, bezeichnet die 2-Minuten-Regel als seine vielleicht wichtigste Regel im Zeitmanagement. Sie besagt, dass man jede Aufgabe, deren Erledigung weniger als zwei Minuten dauert, direkt erfüllen sollte. Diese Aufgabe erst in einer To-do-Liste zu erfassen, um später darauf zurückzukommen, würde vermutlich länger als die Erledigung selbst dauern.

Gelegentlich kommt es jedoch auch vor, dass der Kontext nicht passt. Dir fliegt eine kurze Aufgabe zu, Du hast aber das notwendige Arbeitsmaterial gerade nicht zur Hand. Dann mogeln sich eben doch kurze Aufgaben in Deine To-do-Liste; in James wäre dies die Kategorie „short (< 15 min)“.

 

Der nächste Schritt dauert (immer) 20 Minuten

 

Zuversichtlich lehne ich mich aus dem Fenster und behaupte: Von jedem noch so großen und noch so komplexen Projekt lässt sich der nächste Schritt geschlossen in 20 Minuten erledigen. Schreibst Du an einem Bericht? Dann lässt sich das nächste Kapitel in 20 Minuten mindestens zu 80 % schreiben. Noch nicht mit dem Bericht begonnen? Kein Problem! In 20 Minuten lässt sich bei der Literaturrecherche viel erreichen. Fast alle individuellen Quellen lassen sich auch innerhalb von 20 Minuten gut sichten.

Ich mag solche Aufgaben sehr gerne. Auch an hektischen Tagen findet sich fast immer mindestens ein passendes Zeitfenster für sie. Sie haben eine typische Große-Tasse-Kaffee-Länge und zu Pomodoro passen sie sowieso. Das entspricht in James der Kategorie „normal (20-40 min)“.

 

Wie lange dauert Deep Work?

 

Gleichzeitig gibt es natürlich Menschen, die lieber längere Zeit am Stück fokussiert in ihre Arbeit abtauchen. Auch „Deep Work“ genannt. Wenn das Blatt zu Beginn leer ist, lassen sie ihrer Kreativität so lange freien Lauf, wie diese fließen will. Das kann auch gerne eine Stunde oder mehr sein. Egal, ob ein schnöder Text oder ein Kunstwerk entsteht. Im Flow ist die Zeit zweitrangig und die Grenzen zwischen einzelnen Aufgabenpaketen verschwimmen.

Hier entscheidet der Persönlichkeitstyp. Je strukturierter Du bist, desto stärker wird das Next-Action-Denken überwiegen und Du wirst fast nur Aufgaben überschaubarer Länge haben – Kaffee-Länge eben. Davon dann aber entsprechend viele. Je stärker Du Deine Arbeit in kreativ vertieften Aufgaben siehst, desto mehr wirst Du den Wunsch haben, große lange Aufgaben nicht weiter in Teile zu zerdenken.

Etwas schwarz/weiß formuliert: Strukturierte Menschen blicken hinsichtlich ihres Zeitmanagements mit Argwohn auf eine Aufgabe von 60 Minuten Dauer, weil sie noch nicht aufgeschlüsselt ist; kreative Menschen schauen mit Skepsis auf drei Aufgaben von je 20 Minuten Dauer, weil ihnen das als Verwaltungs-Overhead vorkommt.

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Was lange Aufgaben mit Kaninchen zu tun haben

 

Eine Warnung möchte ich hier an alle Charaktere bezüglich langer Aufgaben aussprechen: Sie lassen sich genauso schwer einschätzen, wie sich Kaninchen vermehren.

Das erklärt sich am besten mit einem kleinen Ausflug in die Softwareentwicklung. Dort hat man verschiedene Aufgaben rund um den Programmcode. Mal muss ein Fehler korrigiert werden, mal soll eine neue Funktionalität entstehen. Wie lange dauert nun der Berg an Aufgaben, der vor dem Team liegt?

Mit modernen, agilen Methoden hat man es sich schon lange abgewöhnt, die Länge einer einzelnen Aufgabe zu schätzen. Stattdessen führt man eine sog. Referenzstory ein, die einen Punkt, auch Story Point genannt, zugewiesen bekommt. Dieses Urmeter legt jedes Team für sich fest. Etwas, was doppelt so anspruchsvoll ist wie die Referenzstory, erhält entsprechend 2 Story Points. Analog 3 Story Points, wenn etwas dreimal so schwierig ist.

Jedoch würde kein Softwareentwickler einer Aufgabe 4 Story Points geben. Stattdessen geht man direkt auf 5 Story Points. Dann 8, 13 und zuletzt 21. Erkannt? Das ist die berühmte Fibonnaci-Folge. In ihr ist jedes Folgenglied gerade die Summe seiner beiden Vorgänger.

Kaninchen vermehren sich nach dieser Gesetzmäßigkeit, wenn jedes Kaninchenpaar in einem Zeitintervall zwei neue Kaninchen zur Welt bringt.
Was will ich Dir mit diesem Ausflug eigentlich sagen? Nein, Du sollst nicht zu Story Points übergehen, wenn Du einen Bericht oder Deine Steuererklärung planst. Es geht um den Nebeneffekt von Fibonnaci-Zahlen: Man muss aufrunden. Die Werte zwischen den Folgengliedern 1, 2, 3, 5, 8, 13 und 21 werden nicht verwendet.

Folgen wir dieser Aufrundungsphilosophie, so lassen wir uns jenseits der 20 Minuten nicht wirklich auf eine Schätzung ein, sondern unterscheiden nur noch „kürzer oder länger als eine Stunde“. Entsprechend nutzt Du hier in James „large (45-60 min)“ oder „very large (65+ min)“.

 

Achtung vor sich selbsterfüllenden Prophezeiungen beim Zeitmanagement!

 

Achtung, egal ob Du eine Aufgabe für kurz oder lang hältst: Du hast recht! Mal abgesehen von ungeplanten Unterbrechungen dehnen sich Aufgaben immer auf die Zeit aus, die Du für ihre Erledigung eingeplant hast. Das ist auch als Parkinsonsches Gesetz bekannt. Es gilt übrigens für viel mehr Bereiche als nur für die Produktivität oder das Zeitmanagement. So dehnen sich auch Dein (teilweise unnötiger) Hausrat mit der Größe Deiner Wohnung und Deine Lebenshaltungskosten mit Deinen Einnahmen aus.

Aus diesem Grund verzichte ich fast komplett darauf, Puffer auf die Länge einer Aufgabe zu addieren. Das endet viel zu oft als selbsterfüllende Prophezeiung.
Diese Gefahr lauert natürlich vor allem bei den „very large“-Aufgaben mit der Dauer von über einer Stunde. Mit dem Parkinsonschen Gesetz im Hinterkopf empfehle ich Dir hier in jedem Fall immer, die Aufgabe weiter aufzuteilen und zu identifizieren, was die nächsten, kleineren Schritte sind.

 

Fazit zum Einschätzen von Aufgabendauern & Zeitmanagement

 

Alle Aufgabendauern – von weniger als zwei bis über sechzig Minuten – haben ihren typischen Anwendungsfall. Sehr kurze Aufgaben mogeln sich in die Liste, wenn der Kontext eben gerade nicht passt. Aufgaben zwischen 20 und 60 Minuten werden vermutlich Deine typische Aufgabenlänge sein. Abhängig von Deiner Persönlichkeit hast Du dabei für einen der beiden Randwerte von 20 bzw. 60 Minuten eine Abneigung.
Allem, dessen Dauer Du auf mehr als eine Stunde schätzt, solltest Du mit Vorsicht begegnen. Meide dann eine präzise Schätzung und versuche stattdessen, den nächsten, kürzeren Schritt zu für ein besseres Zeitmanagement identifizieren.

Mit diesen Anregungen wünsche ich Dir nun für all Deine heutigen Aufgaben – egal welcher Länge – viel Erfolg und Flow.

Produktive Grüße
Sascha

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PPS: Wenn Dir mein Artikel gefällt, dann habe ich hier noch weitere Tipps für Dich zum Thema Produktivität.

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